Thiết kế website


hotline thiet ke website

Viết email giao dịch một cách chuyên nghiệp

Đăng ngày: 20/09/2009 07:45 AM - Lượt xem: 34209

Ngày nay, giao dịch bằng email đã trở nên phổ biến. Nhưng không phải ai cũng biết viết email sao cho đúng.

1. Phải tuân thủ theo đúng những nội qui và chính sách của công ty về việc viết email chẳng hạn như không dùng email để chọc phá, trêu đùa hay đe dọa người khác. Công ty của bạn có thể có chế độ giám sát những email được gửi đi. Nên thuộc lòng những nguyên tắc công ty đã đề ra..

2. Nên soạn thảo email càng ngắn càng tốt. Tập trung vào chủ đề chính cần truyền đạt, chỉ nêu các điểm mấu chốt, tránh lòng vòng mà không bám theo một chủ đề nào trừ khi bạn viết email để giải trình hay nêu nguyên nhân của sự việc. Đây chính là sự khác biệt giữa email công vụ và email cá nhân.

3. Tiêu đề cần bao quát nội dung email. Không nên không đặt tiêu đề. Thông thường, lãnh đạo phải nhận rất nhiều email nên việc để tiêu đề rõ ràng, bao quát sẽ giúp phân lọai và trả lời các email nhanh hơn và công việc nhờ vậy cũng tiến hành nhanh hơn.

4. Đặc biệt chú ý lỗi chính tả và hình thức email vì nó sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp và sự sắp xếp khoa học của bạn. Nên mở chế độ kiểm tra lỗi chính tả tự động của máy tính và tự kiểm tra lại trước khi gửi đi. Một email quá nhiều lỗi chính tả và hình thức không rõ ràng thể hiện sự thiếu tôn trọng người nhận.

5.Nên viết những câu ngắn và giữa các đọan nên để khỏang cách để người xem không bị rối. In đậm những chủ đề chính cho từng nội dung. Điều này chứng tỏ tính chuyên nghiệp và làm người xem dễ đọc, dễ hiểu.

6. Sử dụng file đính kèm đã được ghi chú một cách khoa học. Tên file đính kèm phải rõ ràng, bố trí theo trình tự thời gian hoặc nội dung công việc. Ngoài ra bạn cần kiểm tra để tránh gửi nhầm file chưa hoàn thiện cho đối tác và khách hàng, điều này sẽ làm họ thấy bạn là người không cẩn thận. Với các file được đặt tên tiếng Việt, bạn nên sử dụng chữ Việt không có dấu.
.
7. Một điều tối kị cần tránh và thường làm người nhận mail bực mình là toàn bộ nội dung trong email đều được viết bằng chữ in hoa. Nếu bạn viết hoa tòan câu như vậy thì những đối tác hay khách hàng nước ngòai sẽ nghĩ là bạn đang đập vào mặt họ. Đồng thời, màu sắc kiều chữ in nghiêng in đậm cần được sắp xếp cho thống nhất.

8. Hãy xem việc soạn thảo email công vụ như viết một bài luận văn nên bạn cũng không được dùng những cụm từ viết tắt như LOL( laugh out loud-cười thật lớn), BTW( by the way- nhân tiện) hoặc ASAP( as soon as possible- càng sớm càng tốt). Những cụm từ này chỉ nên dùng trong các email cá nhân.

9. Trả lời mail cành nhanh càng tốt. Cố gắng phúc đáp tất cả các email công vụ trong vòng 24 giờ. Điều này vừa thể hiện tính chuyên nghiệp vừa thể hiện sự lịch thiệp, tôn trọng người khác

10. Trong các email giao dịch cần sử dụng chữ kí cá nhân mình bạn nên bao gồm tên, chức danh, địa chỉ và phone ở cuối bức mail. Người nhận sẽ biết rõ bạn là ai, ở bộ phận nào, chịu trách nhiệm quản lí những vấn đề gì. Đặc biệt là với những khách hàng lần đầu làm việc với công ty bạn.

11. Bên cạnh đó, hạn chế việc lạm dụng sử dụng các từ quan trọng hoặc khẩn cấp trong tiêu đề email, hãy để dành sử dụng nó cho những bức mail cực kì quan trọng và đặc biệt.

12. Để đối phó với thư rác, cách tốt nhất là bạn hãy tống nó vào ngăn thư rác, bấm nút delete nó hoặc sử dụng phần mềm ngăn chặn các bức thư linh tinh này. Nếu bạn thử bấm nút click vào thư rác, người gửi sẽ biết địa chỉ email của bạn là có thực, từ đó, bạn sẽ liên tục bị tấn công.

13. Hãy copy, gửi chuyển tiếp thư của bạn cho những người có liên quan, từ sếp đến trợ lý và những đồng nghiệp có liên quan. Việc bạn c/c email sẽ giúp những người có liên quan theo dõi công việc chung, kiểm tra lẫn nhau một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, sếp cũng có thể dõi theo tiến độ công việc của cả hệ thống.

Hãy tạo thói quen sử dụng email theo những lời khuyên đơn giản trên, bạn sẽ chứng tỏ và duy trì được tác phong chuyên nghiệp của mình trong môi trường làm việc năng động

Chúc bạn thành công - www.ticsoft.com (Nguồn: Sưu tầm)

[ Quay lại ]
  Các bài viết khác:

VOC - Oxy cung cấp sự sống cho cơ thể kinh doanh

Quảng cáo có phải là cách chính tạo nên thương hiệu?

Chiến lược tiếp thị cho người đến sau?

Suy nghĩ và tư duy lại nghệ thuật bán hàng?

Thông cáo báo chí có còn phát huy sức mạnh?

Động từ hóa - mục tiêu của các thương hiệu công nghệ

Bí quyết tăng giá trị thương hiệu

11 Cái bóng ảo về tiếp thị

Văn phòng của doanh nghiệp thể hiện điều gì?

Tiếp thị hướng đến doanh nhân