Thiết kế website


hotline thiet ke website

Hỏi đáp dịch vụ email

Đăng ngày: 29/09/2009 12:15 PM - Lượt xem: 7244

1. Hỏi: Email là gì?

Đáp: Email là một thuật ngữ trong tiếng Anh, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là thư điện tử. Thay vì nội dung thư của bạn được viết lên giấy và chuyển đi qua đường bưu điện thì email được lưu dưới dạng các tệp văn bản trong máy tính và được chuyển đi qua đường Internet.

2. Hỏi: Lợi ích của email là gì?

Đáp:
- Tốc độ cao: Vì email được chuyển qua đường Internet dưới dạng các tín hiệu điện nên tốc độ di chuyển của email gần như là tức thời. Với các bức thư tín bình thường, bạn có thể phải mất một vài ngày để thư có thể tới được địa chỉ cần thiết nhưng với email, sau cú click chuột vào nút gửi thư, người nhận đã có thể đọc được nội dung thư của bạn gửi cho họ.
- Chi phí rẻ: Với các thư tín bình thường, bạn phải tốn một khoản chi phí khá lớn khi gửi các bức thư của mình đi. Còn với email, bạn chỉ tốn một khoản phí rất nhỏ để kết nối internet cùng với chi phí cho dịch vụ email của bạn. Bạn cũng có thể dùng dịch vụ email miễn phí. Khi đó chi phí của bạn cho các bức thư hầu như không đáng kể.
- Không có khoảng cách: Với email, người nhận cho dù ở xa bạn nửa vòng trái đất hay ngay cùng phòng làm việc với bạn, việc gửi và nhận thư cũng đều được thực hiện gần như ngay lập tức. Và chi phí cho các bức thư đó cũng đều rẻ như nhau.

3. Hỏi: Địa chỉ e-mail là gì?

Đáp: Địa chỉ E-mail (E-mail Address) là 1 định danh trên Internet cho phép người sử dụng Internet nhận biết được chính xác người cần liên hệ, giao dịch, trao đổi thông tin và ra lệnh gửi các thông điệp, tài liệu, hình ảnh (E-mail message) tới định danh này. Địa chỉ E-mail bao giờ cũng bao gồm 2 phần:
- Phần tên miền quản lý địa chỉ E-mail này. Ví dụ: ticsoft.com
- Phần tên chính của địa chỉ e-mail, để phân biệt với các địa chỉ E-mail khác do cùng 1 tên miền quản lý. Ví dụ: info hay support
- Giữa 2 phần của địa chỉ e-mail liên kết bởi dấu @
Tên 1 địa chỉ e-mail đầy đủ sẽ là:
info@ticsoft.com hay surport@ticsoft.com

4. Hỏi: Webmail là gì?

Đáp: Webmail là hệ thống cung cấp các dịch vụ E-mail (nhận mail, gửi mail, lọc mail) thông qua 1 Website nào đó trên mạng Internet. Thông thường, đây là hệ thống cung cấp địa chỉ e-mail miễn phí. Để gửi và nhận e-mail, người sử dụng Internet chỉ có 1 cách duy nhất là dùng trình duyệt Web truy cập vào địa chỉ Website của nhà cung cấp dịch vụ, sử dụng account đã được cung cấp để kiểm tra e- mail và thực hiện các dịch vụ e-mail thông thường. Ví dụ về nhà cung cấp các dịch vụ E-mail dạng Website: www.ticsoft.com/mail/

5. Hỏi: POP3 e-mail là gì?

Đáp: POP3 E-mail là một dạng địa chỉ e-mail có khả năng lưu giữ các e-mail gửi đến. Thông thường, để có được 1 địa chỉ POP3 e-mail bạn phải trả 1 khoản chi phí cho nhà cung cấp. Khi bạn đăng ký 1 account truy cập Internet, bạn sẽ được ISP hỗ trợ 1 POP3 e-mail. Ví dụ: tenrieng@tencongty.com .Để sử dụng dịch vụ POP3 mail này bạn có thể liên hệ với chúng tôi.

POP3 Server hiểu theo một cách đơn giản là tương đương với hộp lưu giữ thư tại bưu điện trong đời thường (Post Office Box). Các e-mail được gửi đến địa chỉ POP3 E-mail của bạn sẽ được lưu giữ trên POP3 Server cho đến khi bạn download chúng về máy tính của bạn bằng 1 chương trình duyệt mail nào đó, ví dụ như Outlook chẳng hạn.

6. Hỏi: SMTP Server là gì?

Đáp: SMTP Server là máy chủ hỗ trợ bạn gửi email tới các địa chỉ e-mail khác trên Internet.

7. Hỏi: Những sự cố thường gặp khi nhận và gửi mail là gì?

Đáp: Nhận và gửi thông tin qua email là hình thức vô cùng thuận tiện, tuy nhiên đôi khi cũng gặp phải một số sự cố như sau: gõ sai địa chỉ, nghẽn mạng, virus...

8. Hỏi: Tôi đã đăng ký sử dụng dịch vụ email của công ty vậy tôi có thể kiểm tra email của mình bằng những cách nào?

Đáp: Dịch vụ email của chúng tôi có thể sử dụng 03 cách sau:
- Outlook: được cài sẵn ở hệ điều hành máy tính như Windows XP, Windows Vista...Và một số hệ thống email tương tự khác...
- Webmail: là hệ thống
email dạng website, bạn chỉ việc vào link chúng tôi cung cấp cho mỗi email và đăng nhập tài khoản và password để kiểm tra email...
- Điện thoại di động: là hình thức kiểm tra email cho các bạn hay đi công tác xa, những nơi không có máy tính và internet (điện thoại di động phải có kết nối GPRS)

Bạn có thể chọn 1 trong 3 hình thức trên, các hình thức đó đều hoạt động tốt và rất nhanh chóng, giúp bạn kiểm tra gửi và nhận email ở bất cứ nơi đâu.

9. Hỏi: Tôi muốn gửi một thư có kèm file kích cỡ lớn (khoảng trên 20MB) thì làm thế nào? Nếu gửi theo cách thông thường thì Server không chấp nhận và báo lỗi, mong công ty tư vấn cho một giải pháp khả thi?

Đáp: Các máy chủ Mail Server hỗ trợ POP thường từ chối gửi thư đính kèm file có dung lượng quá lớn (thông thường là 10-20 MB). Nếu cần gửi file có dung lượng lớn, Quý khách nên sử dụng dịch vụ You Send It.

Dịch vụ You Send It hoàn toàn miễn phí, để sử dụng nó Quý khách chỉ cần truy cập vào trang web:  www.s4.yousendit.com. Ở phần 1 trang web, Quý khách gõ địa chỉ email của người nhận. Phần 2 là phần chọn file đính kèm mà Quý khách định gửi và nhấn vào nút Send It để gửi.

Khi nhấn vào nút Send It, hệ thống bắt đầu tải file đính kèm của Quý khách lên server của trang web và gửi một thư thông báo tới người nhận file đính kèm. Người nhận chỉ việc mở hộp thư của họ ra và nhấp vào Link liên kết trong nội dung email của họ thì sẽ đến một trang web có chứa file đính kèm đó.

Cuối cùng, người nhận chỉ việc nhấp vào Link dẫn tới file đính kèm đó để download về máy tính của họ là xong. Lưu ý, file đính kèm này chỉ lưu trên server của trang web trong thời gian bảy ngày.

10. Hỏi: Tôi đang sử dụng dịch vụ email của công ty nhưng tôi quên mất mật khẩu. Xin cho biết thủ tục để lấy lại mật khẩu?

Đáp: Trường hợp quý khách quên mất mật khẩu truy cập vào Email của mình. Hãy liên hệ với công ty của chúng tôi để được cấp lại một mật khẩu mới, sau khi tiếp nhận yêu cầu của quý khách với thời gian là 01 đến 24 giờ sau (các giờ trong ngày, trừ ngày nghỉ và ngày lễ...liên hệ theo số hotline), quý khách sẽ được cấp một mật khẩu mới.

11. Hỏi: Làm sao tui có thể copy email trong Outlook của máy tính này sang Outlook của máy tính khác?

Đáp: Nếu Quý khách muốn copy hộp thư cài trong Outlook từ máy tính A sang máy tính B, Quý khách làm như sau:

Trên máy A, trong giao diện chính của Outlook, Quý khách chọn menu Tools/Options/Maintenance, tiếp đó nhấn chọn nút Stores Folders. Cửa sổ Store Location hiện ra, Quý khách copy toàn bộ đường dẫn của Folder lưu thư. Tiếp theo, trên thanh Start trên màn hình, Quý khách chọn Run và paste đường dẫn vừa copy vào ô Open, nhấn OK. Cửa sổ của thư mục Outlook hiện ra, Quý khách copy tất cả các file này và lưu vào một Folder tùy chọn trên máy B (ví dụ Folder Mail).

Trên máy B, Quý khách cần cài lại hộp thư vừa copy của máy A bằng cách: Trong giao diện chính của Outlook, chọn menu File/Import/Messages, cửa sổ Outlook Express hiện ra. Quý khách chọn chương trình cài đặt tùy ý. Ví dụ chọn Microsoft Outlook Express 6, nhấn Next. Trong cửa sổ Import From OE6, chọn Import mail from an OE6 store directory, nhấn nút OK. Trong cửa sổ Outlook Import chỉ ra đường dẫn tới vị trí lưu Folder Mail trên máy B, nhấn Next, chọn All folders, nhấn Next. Cửa sổ Import messages hiện ra cho biết quá trình Import. Khi quá trình Import kết thúc sẽ có thông báo Import complete, nhấn Finish để hoàn tất quá trình này.

Trên máy B, Quý khách cần cài lại hộp thư vừa copy của máy A bằng cách: Trong giao diện chính của Outlook Express, chon menu File/Import/Messages, cửa sổ Outlook hiện ra. Quý khách chọn chương trình cài đặt tùy ý. Ví dụ chọn Microsoft Outlook Express 6, nhấn Next.

12. Hỏi: Tôi đang dùng phần mềm Outlook để gửi nhận thư. Email của tôi nhận nhiều thư quảng cáo, thư đính kèm file có chứa virus khiến cho việc nhận thư rất khó. Xin hỏi cách ngăn chặn các email ngoài ý muốn như vậy?


Đáp: Phần mềm gửi nhận thư điện tử Outlook cung cấp tính năng chặn và lọc thư để ngăn không nhận các bức thư gửi đến ngoài ý muốn. Quý khách có thể làm như sau:

Từ giao diện chính của Outlook chọn Tools/Message Rules/Mail/New. Tại cửa sổ thứ nhất Select the condition for your rule: Quý khách chọn đánh dấu vào các trường cần thiết để ở cửa sổ thứ ba Rule Description mô tả đặc điểm của các bức thư rác không muốn nhận. Tại cửa sổ thứ hai Select the action for your rule chọn đánh dấu Delete it from server. Sau đó nhấn Apply now.

Quý khách cần cập nhật thường xuyên đặc điểm của các thư rác vì chúng hay thay đổi tên, địa chỉ hoặc subject. Đồng thời hạn chế việc để lộ tên hộp thư, chẳng hạn như khai báo địa chỉ email trên các Website nước ngoài.

13. Hỏi: Xin cho biết cách đặt chế độ tự động phân loại thư trong Outlook?

Đáp: Bạn có thể tạo ra các folder chứa thư mà bạn muốn phân loại ngoài những folder có sẵn của Outlook bằng cách mở vào thực đơn File của Outlook, sau đó chọn Folder -> New Folder. Bạn có thể đặt tên của folder sao cho dễ nhớ và gắn với mục đích lọc thư (ví dụ những thư do các website học tiếng Anh vẫn gửi thư hàng ngày cho bạn, bạn có thể đặt tên Folder là English).

Sau khi đã tạo được folder, bạn vào thực đơn Message -> Rules -> Mail (Trong Outlook phiên bản 4.0 là vào thực đơn Tools -> Inbox Asistance -> Mail và có cùng phương pháp lọc thư). Trong cửa sổ Message Rules, bạn bấm vào nút New để thiết lập một bộ lọc.

Trong cửa sổ New Mail Rules, phần 1 sẽ gồm các gợi ý để nhận dạng thư, tuỳ theo thư gửi đến có đặc điểm nhận dạng thế nào (người gửi, tiêu đề thư, người nhận hoặc các ký tự đặc biệt khác), phần 2 sẽ là thao tác với các thư đã được nhận dạng như:chuyển vào Folder, copy vào một folder, xoá, gửi chuyển tiếp,... Tuỳ theo nhu cầu phân loại và quản lý thư mà bạn thiết lập các bộ lọc và các thao tác tự động cho Outlook.

Sau khi đã thiết lập xong bộ lọc, bấm nút OK để xác nhận các tham số cho bộ lọc. Nếu có nhiều bộ lọc, bạn cũng có thể đặt tên gợi nhớ cho từng bộ lọc để dễ dàng tìm thấy khi muốn sửa đổi hoặc xoá bộ lọc.

Mọi chi tiết xin liên hệ:
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUYỀN THÔNG VOC
VOC COMMUNICATION JOINT STOCK COMPANY
Địa chỉ: 58/120 Trần Cung, Cổ Nhuế, Từ Liêm, Hà Nội
Điện thoại: 04.22.468.115 - Fax: 043.7556273
Hotline: 04.22.468.115 - 0925999899
E-mail: info@voc.com.vn - info@ticsoft.com
Website: www.voc.com.vn - www.ticsoft.com